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Workflow de Gestión de viajes

Casos de exito

Cliente: Promigas S.A. E.S.P.

Workflow

Problemática

Diferentes formatos se debían diligenciar cuando un funcionario se disponía a emprender un viaje nacional o internacional, para un tiquete, para un anticipo, reserva de hotel, luego se presentaban situaciones , donde se debía cancelar el viaje a última hora, perdiéndose el control de todos estos inconvenientes.

Solución

Crear un workflow de documentos en una herramienta ECM, permitiendo la integración de formatos de viaje en un flujo de trabajo, donde se autoriza, se notifica a hoteles , agencia de viajes, empresas de viajes terrestre, se controla el manejo de anticipos, legalización de gastos de viajes , en fin, se hace el seguimiento de una solicitud integrada de viajes, quedando toda la trazabilidad del mismo, donde finalmente se puede extraer información confiable para ser analizada.

beneficios

  • Integrar todos los formatos necesarios para efectuar un viaje ya sea nacional e internacional.
  • Mejora sustancial en los tiempos de aprobación
  • Optimizar el seguimiento de pagos de anticipos y legalización de gastos de viajes
  • Control a modificaciones de fechas de viaje y No Show en hoteles.
  • Seguimiento y trazabilidad de las solicitudes de viajes.
  • Información confiable y consistente.

Metodología Implementada

1

...
Product Backlog

Creación lista de todas las cosas que deben hacerse dentro del proyecto.

Product Owner

2

...
Equipo de Trabajo

El equipo decide cuantos requerimientos deben estar listos al final del sprint.

Planeación del Sprint

3

...
Sprint Backlog

Refinamiento del Product Backlog, asignación de persona-horas para analizar el xprogreso del proyecto.

4

...
Sprint

1 a 4 Semanas, NO se aceptan cambios durante esta fase.

Reunión diaria de Scrum y actualización de artefactos

5

...
Revisión de Código

Revisión de código al finalizar cada tarea y mejoras de practicas de seguridad

Product Owner

6

...
Review Sprint

Entrega incremental potencialmente funcional.

Restrospectiva

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