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Workflow de Mantenimiento de Ordenes de Trabajo

Casos de exito

Cliente: Promigas S.A. E.S.P.

Workflow

Problemática

Presentación de informes mensuales para revisión de manera física de más de 1000 ordenes de trabajo, donde sedes alternas utilizaban empresas de mensajería para el envío y retorno si en la revisión estos eran rechazados, de igual forma el almacenamiento físico de los informes, mientras estos esperaban ser escaneados, por no mencionar la impresión de los mismos.

Solución

Crear un workflow de documentos en una herramienta ECM, que permitiera la captura de órdenes de trabajo de manera digital, permitiendo la distribución a cada uno de los técnicos para llevar a cabo el respectivo mantenimiento, para luego diligenciar los formatos de manera electrónica para ser anexos a la orden, y enviar a su revisión, así mismo permitir la reprogramación de cualquier orden que se solicite.

beneficios

  • Suprimir la revisión de informes físicos, efectuándose de forma digital.
  • Optimización de los recursos, debido a que se evita impresión de documentos, no mas espacio para almacenamiento temporal de los informes, se evita utilizar mensajería, ya que por la intranet los técnicos de las sedes incorporan sus informes, mejorando los tiempos de respuesta de acuerdo a los resultados de la revisión.
  • Reducir el tiempo de entrega de los informes.
  • Trazabilidad de las ordenes de trabajo, debido a que el workflow maneja log transaccionales que permiten hacer todo el seguimiento a una orden.

Metodología Implementada

1

...
Product Backlog

Creación lista de todas las cosas que deben hacerse dentro del proyecto.

Product Owner

2

...
Equipo de Trabajo

El equipo decide cuantos requerimientos deben estar listos al final del sprint.

Planeación del Sprint

3

...
Sprint Backlog

Refinamiento del Product Backlog, asignación de persona-horas para analizar el xprogreso del proyecto.

4

...
Sprint

1 a 4 Semanas, NO se aceptan cambios durante esta fase.

Reunión diaria de Scrum y actualización de artefactos

5

...
Revisión de Código

Revisión de código al finalizar cada tarea y mejoras de practicas de seguridad

Product Owner

6

...
Review Sprint

Entrega incremental potencialmente funcional.

Restrospectiva

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